회사 직원들에게 보냈던 E메일을 통한 업무 진행 시 참조할 사항을 정리한 글입니다.
1. 제목은 상대방 입장에서 쓸 것
- 이메일의 제목은 상대방이 쉽게 알아 볼 수 있는 제목으로 작성할 것
- 보낸 이메일은 자신의 것이 아니라 "상대방의 것"임을 명심할 것
- 연속으로 메일을 보낼 경우 비교 관리하기 쉽도록 제목을 정할 것
- 내부 소통을 위한 이메일과 외부 전달을 위한 이메일의 제목을 혼용하지 말 것
2. 적절한 호칭을 사용할 것
- 상대방 조직에서 사용하는 정식 호칭을 거명할 것
- 호칭에 맞는 상대 존칭을 사용할 것
- '압존법'을 극단적으로 사용하지 말 것
- 그러나 '압존법'을 분명히, 경우에 맞게 사용할 것
3. 이메일 본문 작성의 핵심
- 제목에서 언급한 내용으로 먼저 시작할 것
- 문장은 항상 두괄식으로 작성할 것
- 불필요한 문장으로 이메일의 핵심을 흩뜨리지 말 것
- 달리 해석할 수 있는 함축적인 문장과 단어를 사용하지 말 것
- 상대방을 앞에 두고 이야기한다고 상상하며 이메일을 쓸 것
- 민감한 사안이라면 반드시 '구두로 먼저 이야기'하고 이메일을 쓸 것
4. 다른 기억해야 할 것들
- 보낸 이메일은 반드시 다른 사람에게 공개 된다
- 사적인 내용조차 반드시 공개 된다
- 이메일의 법률적 효력은 약하나 법정에서 참조 자료가 된다
- 한 번 보낸 이메일은 회수할 수 없으니 교정하고 또 교정해도 부족함이 없다
- 첨부 파일이 포함되었는 지 반드시 확인하라
- 이메일은 보조 커뮤니케이션 수단임을 명심하라, 진정한 커뮤니케이션은 면대면 대화다. |
